Standard-konforme PDF für Verteilung und Ablage von Dokumenten, e-Akten und E-Mails

callas software bietet mit dem pdfaPilot ein innovatives Werkzeug für die PDF/A Langzeitarchivierung. Mit der leicht zu bedienenden Anwendung beziehungsweise dem Plug-in für Adobe Acrobat lassen sich bestehende PDF- oder Office-Dateien sowie E-Mails mit einem Tastendruck in PDF/A wandeln oder die Einhaltung des ISO-Standards 19005 prüfen.

Das Programm ermöglicht Anwendern in verschiedensten Bereichen wie zum Beispiel in Archiven, Behörden und Unternehmen die schnelle und sichere Überprüfung und Konvertierung von Dokumenten. Gleichzeitig können die Dokumente aufbereitet und optimiert werden.

Benutzeroberfläche pdfaPilot

Benutzeroberfläche pdfaPilot mit Switchboard

Funktionen

Der pdfaPilot wird wahlweise als Anwendung oder Plug-in für Adobe Acrobat installiert und ist in seiner Handhabung auf Anwender ausgerichtet, die prüfen müssen, ob bereits vorliegende PDF als PDF/A archiviert werden können oder noch konvertiert werden müssen. Bereits beim Starten analysiert der pdfaPilot, ob das geöffnete Dokument PDF/A-Standard-konform bzw. bereits eine PDF/A-Datei ist. Nicht Standard-konforme PDF lassen sich dann mit einem Tastendruck auf Einhaltung der PDF/A-Norm prüfen.

Die verständlichen Reports klären dabei den Nutzer an jeder Stelle der Prüfung darüber auf, ob und wie die PDF zu einer PDF/A-Datei korrigiert und umgewandelt werden kann. So ist das Werkzeug in vielen Fällen in der Lage, das Konvertierungs- und Archivierungsproblem einfach zu beheben – wie beispielsweise fehlende Schriften neu einzubetten.

Schriften in PDF falls erforderlich austauschen

Wenn PDF auf ihre Verwendbarkeit zur Langzeitarchivierung und damit auf PDF/A geprüft werden, tritt häufig das Problem auf, dass die Schriften bei der Erstellung der Datei nicht mit eingebettet sind. Dies ist eine der Bedingungen für die Gültigkeit der ISO-Norm 19005-1:2005. Oftmals sind die Schriften zum Zeitpunkt der Konvertierung auf dem System oder gar im Archiv überhaupt nicht mehr vorhanden. In diesen Fällen kann es von Nutzen sein, dass die in der Original-PDF-Datei verwendete Schrift durch eine ähnliche ersetzt werden kann.

Der pdfaPilot kann fehlende Schriften, die auf dem System vorhanden sind, bei einer Konvertierung nachträglich in die Dateien integrieren. Außerdem kann er auch fehlerhafte oder fehlende Schriften austauschen. Dabei können die Schriften, die zu ersetzen sind und mögliche Ersatzschriften für die Anzeige definiert werden. Darüber hinaus stellt der pdfaPilot bei der Konvertierung sicher, dass das Layout stets unverändert bleibt.

Zusätzliche Funktionen

Der pdfaPilot bietet zusätzliche Funktionen, die weit über die Kernfunktionalität des Archivierens hinaus gehen. Über das Switchboard oder per Befehl können PDFs nach Bedarf für typische Anforderungen in einem Office-Umfeld vorbereitet werden. Mit dem pdfaPilot können Anwender Seiten in der Größe verändern, drehen, kombinieren oder aufteilen, Schriften einbetten oder ersetzen, Farben für die Ausgabe oder Verwendung im Web optimieren, animierte Präsentationen erstellen oder optimierte Handouts, fertige Broschüren und vieles mehr aufbereiten.

Der pdfaPilot führt den allerersten Editor zum Erstellen von XMP-Metadatenerweiterungs-Schemas ein. Dieses Werkzeug macht Schluss mit dem händischen Erstellen und Einbinden von Erweiterungsschemas für benutzerdefinierte Metadatenfelder, wie sie vom PDF/A-Standard verlangt werden. Mit pdfaPilot betten Anwender Metadatenschemas in PDF/A-Dateien ein, die sofort archivierbar sind und vollständige Konformität garantieren.

pdfaPilot als Web- oder Cloudservice

Actino Software hat mit Actino DPS eine Lösung entwickelt, mit deren Hilfe der callas pdfaPilot über einen Browser integriert und als Service im Intranet oder Internet eingesetzt werden kann. Die Anwender „droppen“ die Dokumente zur Bearbeitung in ein Browserfenster, die PDF wird an den Server übergeben und dort validiert oder konvertiert. Sobald die Datei bearbeitet wurde, kann sie der Anwender holen oder bekommt eine E-Mail. Auf dieser Art steht der pdfaPilot mit seinen Funktionen alle Anwendern in einem Unternehmen zur Verfügung und/oder kann in andere Prozesse eingebettet werden.

Preise / Online Hilfe

Den pdfaPilot gibt es in einer Desktop Version für MacOS und Windows. Für den Einsatz auf einem Server gibt es die entsprechende Version für MacOS, Windows, Linux, AIX und Solaris. Beim Kauf einer Serverlizenz erhalten die Kunden eine kostenlose Lizenz der Desktopversion, damit Profile lokal definiert und getestet werden können.

Für Softwarehersteller und Integratoren gibt es ein SDK. Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne eine uneingeschränkte Testversion für einen Zeitraum von vier Wochen zur Verfügung. callas software bietet zudem eine Online-Hilfe für ihre Produkte.

  • Desktopversion 11
  • Upgrade von Version 10
  • Upgrade von Version 9
  • Serverversion 11
  • Serverversion – Maintenance (SMA)
  • Serverversion – Miete
  • MacOS / Windows
  • MacOS / Windows
  • MacOS / Windows
  • MacOS / WIndows / Linux
  • MacOS / WIndows / Linux
  • MacOS / WIndows / Linux
  • EUR 379 zzgl. MwSt. (ab 1.5. EUR 625)
  • EUR 129,00 zzgl. MwSt.
  • EUR 159,00 zzgl. MwSt.
  • EUR 4.499 zzgl. MwSt. (ab 1.5. EUR 5.000)
  • EUR 899,80 zzgl. MwSt. p.a. (ab 1.5. EUR 1.000)
  • EUR 225 zzgl. MwSt. pro Monat (ab 1.5. EUR 250)

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