Erstellung barrierefreier PDF aus MS Word!

Direkter Export versus Konvertierung

Zur Erstellung barrierefreier PDF/UA aus Microsoft Word gibt es prinzipiell zwei Lösungsansätze:

• Der direkte Export aus MS Word in eine barrierefreie PDF mit einem Add-ins wie axesWord.
• Die automatische Konvertierung des Standard PDF Export in eine PDF/UA mit einer Applikation wie PDFix.

Welcher Weg für ein Unternehmen optimal ist, dies hängt von der internen Organisation und Zielstellung, der Art und Anzahl der Dokumente sowie dem KnowHow der Mitarbeiter ab. Hier gilt es abzuwägen und die jeweiligen Pro und Contra zu betrachten. In jedem Fall sind geeignete Vorlagen unabdingbar für die erfolgreiche Erstellung.

Wenn die Gestaltung der Dokumente nicht barrierefrei ist, wenn in dem Dokument keine klare und vollständige Struktur vorhanden, dann steht jede Automatisierung auf verlorenen Posten. Das Word Add-in nutzt die Formatvorlagen zur Erkennung der korrekten Tags. In der PDF gibt es keine Formatvorlagen, hier werden die Schrifteigenschaften oder die Positionen ausgewertet, um die richtigen Tags zu erzeugen. In beiden Fällen bedarf es einer sauberen und klaren Gestaltung, damit man automatisch zum Erfolg kommt.

Ein Vorteil der PDF-Variante ist, dass die resultierende PDF/UA unmittelbar kontrolliert und bei Bedarf direkt Hand angelegt werden kann. Man spart sich den Weg zurück nach Word und den erneuten Export. Ein Vorteil des Add-in, dass in Word erzeugte Inhaltsverzeichnisse direkt erkannt und übernommen werden. Zum Glück gibt es für beide Anwendungen Testversionen, so dass mit den eigenen Dokumenten vergleichen werden kann. Am Ende bleibt der grundsätzliche Unterschied, dass man bei einer PDF Lösung jede Art von PDF aufbereiten kann, egal aus welcher Quelle. Dies gilt vor allem für den Bestand auf dem Webserver.

Euskirchen, 2024