Prozesse automatisieren
PDF ist ein vielseitiges Format für die Verteilung von Dokumenten. Anwender haben vollen Zugriff auf alle Objekte einer Seite und können diese Informationen zur weiteren Verarbeitung verwenden. Jede einzelne Seite kann bei Bedarf mit neuen Inhalten wie einem Barcode oder Textinhalten versehen werden, die bei der Druckausgabe ausgewertet oder beim Ausfüllen unterstützen.
Unternehmen können mit Hilfe von PDF Prozesse in der Ausgabe und für den Versand automatisieren. Agenturen können interaktive Formulare erstellen, die den Anwender mit Hilfe von Rechenfunktion oder Datumsfunktionen unterstützen.
Stapelverarbeitung
Mit den Funktionen zur Auswertung und Kombination von Seiten sowie Dokumenten bietet Adobe Acrobat eine leistungsfähige Plattform für einfache Aufgaben. Prinzipiell besteht Zugriff auf alle Inhalte einer Seite, den Dateinamen, Metadaten aber auch Listen, so dass anhand dieser Informationen ein beliebiger Prozess automatisiert gestaltet werden kann. Dieser Ansatz empfiehlt sicher immer dann, wenn Jobs oder Massendrucksachen wie zum Beispiel Lohnabrechnungen oder Serienbriefe erledigt werden.
Interaktive, intelligente Formulare
JavaScripts erlauben die intelligente Verknüpfung von Feldern und Berechnung in einem Formular jeder Art. Auf diese Art können Summen oder Tarife berechnet werden, der Benutzer wird zu dem nächsten Feld geführt oder die Inhalte werden auf Plausibilität geprüft. Anwender können die entsprechend aufbereiteten Formulare mit dem kostenlosen Adobe Reader unter Windows oder MacOS öffnen, ausfüllen und speichern.
Der gesamte Prozess wird vereinfacht, Fehler vermieden und Daten nicht doppelt erfasst. Die Inhalte der Formularfelder können in einem Austauschformat (FDF) zur Verarbeitung an einen Server gesendet und dort direkt übernommen werden.
Referenzen
- Automatisiertes Aufteilen und Sortieren – Lieferscheine, Rechnungen, Zeichnungen und Dokumentationen werden in großen Mengen eingescannt. Mit Hilfe von JavaScript werden die zusammengehörigen Seiten erkannt, sortiert und als neues, einzelnes Dokument mit der Vorgangsnummer als Namen abgespeichert.
- Automatisiertes Kombinieren – Anhand einer Liste werden einzelne Dokumente individuell miteinander kombiniert und als individuelle PDF gespeichert. Die Empfänger erhalten ein Dokument mit den gewünschten Inhalten.
- Automatisiertes Entnehmen von Anlagen – Zur weiteren Bearbeitung werden eingebettete Dokumente entnommen und als zusätzliche Seiten am Ende des Dokument eingefügt. Dies ist immer dann hilfreich, wenn die „digitale Akte“ als ein Dokument weiter verarbeitet werden soll.
Euskirchen, März 2025