Standardkonforme Archivierung mit PDF/A

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Archivierung mit PDF/A

PDF ist ein ausgezeichnetes Archivformat, denn die Dokumente können aus nahezu allen Programmen erstellt und die Inhalte über Standardfunktionen durchsucht und wieder extrahiert werden. Alle in einer PDF enthaltenen Seiten, Text- und Grafik-Objekte können unabhängig von der Plattform ausgegeben und wiederverwendet werden.

Eine wichtige Rolle spielt dabei die ISO-Norm PDF/A. Dieser Standard ist eine Untermenge von PDF und beschreibt die Anforderungen an ein Dokument, damit eine langfristige Wiedergabe sichergestellt ist. Dies beinhaltet z.B. die Pflicht Schriften einzubetten. Umfassende Informationen finden sich auf der Webseite der PDF Association und der Broschüre „PDFA kompakt“.

Warum PDF oder PDF/A?

• Langzeitarchivierung: PDF/A wurde mit dem Ziel einer sicheren Reproduktion entwickelt und erlaubt die benutzerfreundliche Ablage von Dokumenten über lange, technologisch nicht vorhersehbare Zeiträume.

• Umweltfreundlich: PDF/A als digitales Pendant zum Papier ist einfach im Umgang, spart Speicherplatz aufgrund geringer Dateigrößen und erlaubt schlussendlich die schnelle Implementierung papierloser Prozesse.

• Einheitliches Archiv: PDF/A kann aus jeder Anwendung erzeugt werden und vereinfacht damit die Verwaltung. Es ermöglicht somit die Zusammenführung von digitalen und (Papier) gescannten Dokumenten in einem Archiv.

•  Konformität ist prüfbar: PDF/A ist technisch exakt beschrieben und bietet die Möglichkeit zur automatisierten Validierung. Änderungen oder Fehler werden durch Prüfprogramme sofort erkannt und wenn möglich korrigiert.

• ISO-Standard: PDF/A (ISO 19005) und PDF (ISO 32000) sind – im Gegensatz zu TIFF – global anerkannte Standard für die Langzeitarchivierung von digitalen Dokumenten. Weitere ISO Standards für die Druckvorstufe und Barrierefreiheit erschliessen zusätzliche Anwendungsbereiche.

•  Revisionssicherheit: PDF allein garantiert keine Revisionssicherheit. Hier gilt es auch die Prozesse zu betrachten. Die Dokumente sind jedoch durchsuchbar und können vielfältige Metadaten beinhalten. Das Dokumentenformat bildet damit ein solides Fundament für Compliance und Revisionssicherheit.

PDF kann mehr als Sie denken … PDF/A-1, 2 oder 3

Wir sorgen mit unseren Anwendungen für die Einhaltung des Standard PDF/A und zeigen Wege zur kontrollierten Erstellung sowie zur Wiederverwendung der Inhalte!

Compass Icon / Kompass Icon

Beratung – Welche Vorteile bietet PDF/A? Wie sehen die Prozesse aus? Wir beraten und begleiten bei Einführung von PDF/A sowie der Auswahl, Entwicklung und Implementierung der geeigneten Produkte.

Anchor Icon / Anker Icon

Standardprodukte – Zur manuellen und automatisierten Validierung oder Erstellung von PDF/A gibt es verschiedene Produkte, die sich an den Anforderungen orientieren. Wir helfen bei der Auswahl.

Sextant Icon

Developertools – Unsere Partner stellen SDKs zur Erstellung verbindlicher PDF/A aus beliebigen Anwendungen bereit. Die dynamische Erstellung erlaubt die performante Bereitstellung individueller Daten.

Rudder Icon / Ruder Icon

Integration – Die Archivierung sollte automatisch erfolgen, damit Anwender entlastet und Fehler vermieden werden. Wir entwickeln individuelle Komponenten zur Einbettung von PDF/A in beliebige Prozesse.

Actino Portfolio – Standardprodukte für die Archivierung

Auswahl an bewährten Produkten für typische Anforderungen zur Einrichtung der gewünschten Abläufe und Bereitstellung der notwendigen Funktionen.

Support

Im Rahmen von Wartungsverträgen stellen wir die notwendigen Ressourcen bereit und kooperieren bei Bedarf eng mit den jeweiligen Herstellern.

Updates

Alle Produkte werden kontinuierlich weiter entwickelt. Regelmäßige Updates garantieren die Anwendung in den unterschiedlichen Systemumgebungen.

Sicherheit

Die Konformität mit den unterschiedlichen ISO-Standards garantiert die notwendige Qualität bei der Gestaltung der jeweiligen Prozesse.

Usability

Wir achten auf eine benutzerfreundliche Handhabung und weitreichende Integration, damit Aufgaben einfach und schnell erledigt werden können.

Beweiskraft gescannter steuerlicher Belege ist zweifelsfrei

Der Kompetenzbereich ECM des BITKOM stellt zudem fest, dass im Bereich der steuerrelevanten Unterlagen das Ersetzen der Papieroriginale durch gescannte elektronische Dokumente mit wenigen im Gesetz ausdrücklich genannten Ausnahmen vom Gesetzgeber gestattet, von der Finanzverwaltung anerkannt und in der Praxis weit verbreitet ist (Stellungnahme). Die Regeln sind klar definiert. Unsicherheiten bezüglich des Beweiswerts solcher Dokumente gibt es im Finanzverwaltungsverfahren nicht und hat es auch in der Vergangenheit nicht gegeben.

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