Standardkonforme Archivierung barrierefreier Dokumente
In dem ISO-Standard PDF/A sind die Regeln festgelegt, die ein Dokument für die langfristige Archivierung erfüllen muss. In dem ISO-Standard PDF/UA definiert die ISO, welche Kriterien für den barrierefreien Zugang zu den Inhalten gelten.
Die gute Nachricht: Unternehmen und Institutionen können bei der Archivierung beiden Standards gerecht werden, denn eine PDF/UA-1 kann zugleich auch eine PDF/A-2a sein. Dies bedeutet, dass die langfristige Wiedergabe im Erscheinungsbild und zugleich der nachhaltige Zugang sicher gestellt ist.
Eine PDF kann zugleich PDF/A und PDF/UA konform sein.
„Aufgrund der Überlappung von PDF/A und PDF/UA können die Anwender bei der Erstellung der standardkonformen Dokumente sicherstellen, dass beide Normen mit einem Schlag erfüllt werden und müssen keine unterschiedlichen Prozesse aufsetzten.“ so Michael Karbe, Geschäftsführer der Actino Software GmbH. „Bereits vorhandene PDF können im Rahmen von automatisierten Prozessen nachträglich überführt werden. Hier entscheidend, dass die Dokumente eine optisch erkennbare Struktur für z.B. Überschriften aufweisen, damit die in der PDF notwendigen Tags in der richtigen Reihenfolge erzeugt werden können.“
Herausforderung Compliance
Die Erfüllung von Standards ist eine wesentliche Grundlage für die Automatisierung und Integration von Prozessen. Dies gilt auch für PDF, denn die Dokumente sollen beliebig verteilt und sicher wieder verwendet werden können. PDF/A und PDF/UA schaffen hier Sicherheit, denn die unabhängigen Standards geben genau vor, welche Eigenschaften eine PDF aufweisen muss, damit sie konform ist.
Nun ist eine PDF nicht automatisch standardkonform, die Erstellungsprozess können aber so konfiguriert werden, dass eine Erstellung sowie Kontrolle ohne Benutzereingriff erfolgt. Mit Hilfe von servierbasierten Prozessen können die Dateien nach PDF/A und PDF/UA konvertiert und verteilt bzw. archiviert werden. Wir reden hier über einen zweistufigen Prozess, dessen einzelne Komponenten aufeinander aufbauen.
Automatisierte Erstellung
Die notwendigen Anwendungen werden im Unternehmen intern eingerichtet und miteinander verknüpft. Die Konformität mit PDF/A ist hier der einfacherer Part, denn es bedarf keiner individuellen Parameter, man gibt lediglich den Level PDF/A-2a vor. Mit Hilfe des pdfaPilot können die PDF zuverlässig konvertiert werden.
Der PDF/UA Part ist insofern etwas komplexer, denn es bedarf spezifischer Templates, in denen sich die Gestaltungsregeln wiederfinden. Hier wird z.B. definiert, dass Text in einer bestimmen Größe eine Überschrift H1 ist und Elemente in der Kopf- und Fußzeile als Artefakt markiert werden. Für jede Kategorie oder Typ von Dokumenten (Rechnungen, Pressemeldung, Reports, …) können diese Konfigurationen gespeichert und mit Hilfe von PDFix automatisch angewendet werden. Einmal definiert können die Templates beliebig wieder verwendet werden und so auch tausende Dokumente komplett verarbeitet werden.
Euskirchen, den 24.10.2024
