Dokumentation Auto-Link

Programmbeschreibung

Auto-Link bietet Ihnen verschiedenen Möglichkeiten, in PDFDokumenten nach Begriffen zu suchen und diese automatisch mit gleichnamigen Dateien, Weblinks oder Begriffen in anderen Dokumenten zu verknüpfen. Ein Anwendungsbereich ist die technische Dokumentation, in deren Handbüchern bestimmten Artikeln die passenden Zeichnungen als extern verknüpfte Dateien zugeordnet sind. Um diese Hyperlinks nicht immer wieder manuell zu erstellen, wird der Prozess durch das Plug-in Autolink automatisch erledigt.

Ein anderer Fall wäre ein zentraler Index, der mit Links auf die gleichnamigen Begriffe in anderen PDF Dateien verlinkt werden soll. Dabei wird in den PDF-Dokumenten nach Begriffen gesucht, die den von Ihnen ausgewählten Textattributen, wie Textgröße, Schriftart, Schriftname entspricht. Eine Artikel- oder Stücklistennummer bzw. ein Indexeintrag muß deshalb immer eine eindeutige Erscheinungsform haben, damit das Programm sie finden kann.

Funktionsbeschreibung Auto-Link

Verzeichnis der zu bearbeitenden Dokumente Wählen Sie einen Ordner, in dem sich die Quelldateien befinden und einen entsprechenden Ordner, in dem sich die Dateien befinden, zu denen eine Verknüpfung erstellt werden soll. Sie können für beide Suchverzeichnisse festlegen, ob Unterverzeichnisse mit in den Bearbeitungsprozeß übernommen werden sollen. Vorgaben für die Suche nach denen Begriffen definieren Sobald ein Dokument geöffnet wird, kann eine Text-Auswahl vorgenommen werden, um die Suchattribute festzulegen. Zur Auswahl des Textes klicken sie auf den „Auswahl“-Schalter in der „Text“ Sektion. Nun wählen Sie Text in dem Dokument aus, dessen  Auszeichnung durch Auto-Link übernommen wird. Falls die Schrift nicht immer die gleiche Größe hat, können Sie eine Toleranz (Offset) vorgeben.

Verknüpfungs Optionen

Hier legen Sie fest, ob die verknüpfte Datei später in einem neuen oder dem gleichen Fenster geöffnet werden soll. Als Standard wird immer ein relativer Pfad gesetzt. Optuional können Sie festlegen, daß mit absoluten Pfaden gearbeitet wird.

Wenn Sie alternativ eine Webverknüpfung erstellen möchten, dann wählen die diese Option. Hierbei wird ein Weblink erstellt, der exakt aus dem Inhalt des gefunden Texte gebildet wird.

Anwenden: Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Erstellung der Hyperlinks in dem aktuell geöffnetem Dokument vornehmen möchten.

Start: Wählen Sie „Start“, wenn Sie ein ganzes Verzeichnis mit nicht geöffneten PDF-Dateien interaktivieren möchten.

Vorhandene Verknüpfungen: Hier können Sie vorgeben, was mit den ggf. schon vorhandenen Links erfolgen soll. Die Funktion eignet sich auch, um aus einer PDF mit einem Befehl alle Links zu entfernen.

Auswahl / Dateiname Vergleich

1. Benutze die ersten n bis m Buchstaben des Begriffes, der den Attributen entspricht, und suche in dem ausgewählten Suchverzeichnis nach einem PDF Dokument, dessen Name mit den n bis m Buchstaben der Auswahl übereinstimmt, z.B. n/m = 9

Text: P20032890 Datei: P2003289078.pdf = Übereinstimmung

2. Vergleiche die ersten n bis m Buchstaben des gefundenen Dokumentnamen mit n bis m Buchstaben des Textes, z.B. n/m = 9

Datei: P2003289178.pdf Text: P20032890 = keine Übereinstimmung.

3. Benutze den kompletten gefundenen Begriff und suche nach einem Dokument in dem ausgewählten Suchverzeichnis , welches den gleichen Namen hat wie der gefundene Text.

Text: P20032890 Datei: P20032890.pdf = Übereinstimmung

4. In diesem Fall reicht es aus, wenn sich der Text in dem Dateinamen befindet.

5. Wenn es sich nur um Zahlen handelt, also z.B. Artieklnummer, dann können Sie die Selektion hier einschränken. Achtung: Alle Vergleiche beachten Keine Klein/Großschreibung.

Rahmen

Hier stellen Sie die Eigenschaften des Hyperlinks im PDF-Dokument ein. Dies sind die Optionen, die Sie aus Acrobat kennen, wenn Sie einen Hyperlink definieren

Weblink

Wenn Sie einen Weblink erstellen, dann können Sie einen Prefix eingeben, der dem gefundenen Begriff vorangestellt wird.

Text-Linker

Mit dem Text-Linker erzeugen Sie Links zwischen 2 Wörtern. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Indices oder Inhaltsverzeichnisse interaktiveren wollen. Besonderheit: die Links können dokumentübergreifend angelegt werden.

Wählen Sie zunächst in dem Quelldokument den Schrifttyp aus, in dem die Wörter geschrieben wurden, auf die ein Link gelegt werden soll. Auf dem Screenshot kann man erkennen, dass in dem Beispielsdokument nach der Schrift Helvetica in 13,92 Punkt gesucht wird. Wenn Sie später auf START klicken, erstellt Auto-LinkEx eine Liste mit allen Treffern, also allen Wörtern in der angegebenen Typo.

Zur Eingrenzung der Treffermenge können Sie die Seiten vorgeben, auf denen gesucht werden soll. Als weitere Suchkriterien kann Auto- Link unterscheiden, ob nach Nummer, Buchstaben oder einer Kombination gesuchen werden soll. Dies alles hilft die Anzahl der potentiellen Linkkandidaten zu reduzieren, erhöht die Verarbeitungsgeschwindigkeit und ist wichtig auch für eine spätere Kontrolle anhand der (dann weniger umfangreichen) Logfiles.

Als nächstes geben Sie noch die Darstellungsoptionen für die spätere Ansicht der Links (Sichtbar / Unsichtbar) im Adobe Acrobat® Reader oder Adobe Acrobat® vor. So können Sie auch vorgeben, ob die verknüpfte Datei in einem neuen Fenster (das Quelldokument bleibt offen im Hintergrund) oder im gleichem Programmfenster (das Quelldokument wird mit demAktivieren des Link geschlossen) geöffnet werden soll.

Diese Arbeitschritte wiederholen Sie für das Zieldokument. Auch hier erfolgt die Auswahl der potentiellen Zielkandidaten anhand der typografischen Auszeichnung einer Schrift. Wichtig: Acrobat kann keine verzweigten Ziele (für eine Quelle gibt es immer nur ein Ziel und keine Auswahl). Deshalb wird immer der erste Trefferkandidat – wenn es zu einem Begriff im Duelldokument mehrere Begriffe im Zieldokument gibt – für die Erstellung des Link verwendet. Abschließend wählen Sie unter Bearbeitung die zu verwendenden Dokument (Quell- und Zieldokument) aus, indem Sie die korrekten Pfade eingeben.

Zur Kontrolle der Arbeit wird eine Logdatei erstellt, in der alle Aktionen gesichert werden. Hier können Sie sehen, ob alle Kandidaten für Links korrekt abgearbeitet wurden. Die Textdatei wird in dem Verzeichnis gesichert, dass Sie unter Optionen anwählen. Wenn Sie alle Einstellungen gemacht haben, klicken Sie auf START und die Links werden erzeugt. Mit dem Befehl ENTFERNEN können Sie eventuell vorhanden Links komplett löschen. Diese Funktion bitte mit Vorsicht genießen, da auch alle anderen Links gelöscht werden.