Gewinnen Sie Zeit für Geschäftsentwicklung und Ausbau. Ein Beitrag aus der Reihe Prozessoptimierung mit PDF.
Was bremst die Umsetzung von guten Ideen? Als StartUp ist es oft der deutsche Formalismus. Formal korrekt heißt oft für Gründer und ihre Teammates, akribisch Daten sammeln, aufbereiten und für alle Beteiligten passend bereitstellen. So auch der Vorgang einmal im Jahr für Abonnenten auf Wunsch einen Beleg über Geldzuwendungen, aka Spendenbeleg, auszustellen.
Der Case
PLANTED pflanzt in Deutschland Bäume und reduziert so den C02 Abdruck seiner Abonnenten.mGut, das Online-Portal der Finanzbehörde bietet Formulare zum Download und selber ausfüllen an. Im Fall von einem StartUp dessen Angebot eine kritische Masse überschritten hat, auf Dauer keine Option, jedes Mal manuell den Vorgang über mehrer Schritte auszuführen. Zeit für eine Automatisierung und Vereinfachung der Arbeitsabläufe.
Wie funktioniert die Datensammlung für einen Spendenbeleg?
Nach deutschem Recht reicht es nicht ein PDF ohne weitere Empfänger Angaben an eine E-Mail-Adresse zu schicken. Die Verwendung der Meldeanschrift (siehe Rückseite Personalausweis) reicht ebenfalls nicht aus. Gefordert wird eine gültige Postanschrift in unserem Beispiel innerhalb von Deutschland. Das klingt nach vielen Variationsmöglichkeiten und viel Sammel- und Prüfarbeit. Beim manuellen Übertragen der Daten in Formulare schleichen sich leicht Fehler ein.
Besser ist der zeitsparende, automatisierter Weg mit PDF Mail Merge.
Schrittfolge der Prozessoptimierung
- Step 1 PDF-Formular mit Formular-Felder aufbauen
- Step 2 Adressen in einer Tabelle mit Namensgleichen Spalten, Daten, Angaben über Betrag, Zeitraum und E-Mail-Adresse sammeln
- Step3 Daten aufbereiten
- Step 4 Daten als CSV exportieren
- Step 5 Vorbereitetes PDF-Formular öffnen
- Step 6 Per Menü Eintrag die Daten aus der CSV laden
- Step 7 Im Hintergrund werden PDF personalisiert und gespeichert
- Step 8 Die personalisierten PDF-Formulare öffnen
- Step 9 Per Menü Eintrag E-Mail mit PDF Anlage erzeugen
- Step 10 Aufsicht einzeln per Menü Eintrag als E-Mail mit PDF-Anlage als Entwurf sichern
Hey Moment! Woher kommen diese beiden Menü Einträge in Adobe Acrobat Pro? Gut beobachtet. Die Menü Einträge werden per JavaScript Datei beim Starten von Acrobat hinzugefügt.
Nachhaltige BI
Für Aussteller und Empfänger ist das ausgefüllte Formulare vom Finanzamt zwar formal korrekt, sind jedoch bedingt optisch ansprechend, noch sonderlich einladend, sich positiv an den Vorgang zu erinnern und wohlwollend mit Freunden und Bekannten zu teilen. Gut, der beschriebene Arbeitsablauf geht auf gestalteten Briefpapier. Tricky, um es vorwegzunehmen, sind intelligente Textersetzungen (BI) bei Anrede und die Formalität, den Betrag in Zahlen auch in Buchstaben umzusetzen. Gute Erfahrungen haben wir hier mit Google Sheets gemacht. Eine einfache Möglichkeit, per Webbrowser gemeinsam an Daten zu arbeiten und per Formel passende Textersetzungen abzurufen.
Lets Try PDF Mail Merge
Eine umfassende Beschreibung wie PDF Mail Merge funktioniert lässt sich via JavaScripts – Serienbrief nachlesen. Vollautomatisch geht es mit dem individuell konfektionierten und konfigurierten Action Document Processing Server, kurz DPS. Hier geht es zur Online Demo der Actino DPS Services
