PDF/A – Der Standard für die digitale Langzeitarchivierung

PDF eignet sich hervorragend zur originalgetreuen Archivierung und Verteilung von Dokumenten und E-Mails. Das Format lässt sich aus nahezu allen Anwendungen erzeugen, ist plattformunabhängig und unterstützt die Volltextsuche sowie die Extraktion von Inhalten über Standardfunktionen.

Im Archivkontext ist vor allem die ISO-Norm PDF/A relevant: Sie definiert eine spezielle Variante von PDF, die auf eine langfristige, zuverlässige Wiedergabe ausgelegt ist. Dazu gehören unter anderem Vorgaben wie das Einbetten aller verwendeten Schriften und der Verzicht auf nicht archivierungstaugliche Inhalte.

PDF/A ermöglicht so eine rechtssichere, nachhaltige Dokumentenarchivierung – sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in Unternehmen.

Actino Software unterstützt Sie bei der Umsetzung:
Wir bieten praxiserprobte Tools und automatisierte Lösungen zur Validierung und Konvertierung nach PDF/A – basierend auf Produkten von callas, PDF Tools und anderen führenden Anbietern. Ob für einzelne Dokumente, ganze Akten oder als serverbasierte Massenerstellung: Wir liefern die passende Technologie und integrieren diese in bestehende Systeme und Workflows.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website der PDF Association sowie in der Broschüre „PDF/A kompakt“.

Warum PDF/A? – Gute Gründe für den Standard zur digitalen Langzeitarchivierung

• Langzeitverfügbarkeit
PDF/A wurde speziell für die langfristige und technologisch unabhängige Archivierung entwickelt. Dokumente bleiben originalgetreu reproduzierbar – auch über Jahrzehnte hinweg.

• Umweltfreundlich & effizient
Als digitales Pendant zum Papier ist PDF/A ressourcenschonend, speichert platzsparend und ermöglicht die einfache Umsetzung papierloser Prozesse.

• Einheitliches Archivformat
PDF/A kann aus nahezu jeder Anwendung erzeugt werden – ideal zur zentralen Ablage von digitalen und gescannten Dokumenten in einem gemeinsamen Archivsystem.

• Automatisch prüfbar
PDF/A ist technisch klar definiert. Spezialisierte Prüfprogramme erkennen sofort Abweichungen oder Fehler – und ermöglichen eine automatisierte Validierung und Korrektur.

• ISO-zertifizierter Standard
PDF/A (ISO 19005) und das zugrunde liegende PDF-Format (ISO 32000) sind weltweit anerkannte Standards. Im Gegensatz zu TIFF sind sie offen dokumentiert und vielseitig einsetzbar – etwa auch für Druckvorstufe oder barrierefreie Dokumente (PDF/UA).

• Fundament für Revisionssicherheit
PDF/A allein ersetzt kein revisionssicheres Archiv – bildet jedoch die technische Basis: durchsuchbar, strukturiert und erweiterbar mit Metadaten. In Kombination mit klaren Prozessen erfüllt es zentrale Anforderungen an Compliance und Nachvollziehbarkeit.

Anwendungen

Wir sorgen mit unseren Anwendungen für die Einhaltung des Standard PDF/A und zeigen Wege zur kontrollierten Erstellung sowie zur Wiederverwendung der Inhalte.