Interaktive Formulare für Behörden, Organisationen und Unternehmen
Formulare gehören zu den am häufigsten genutzten Dokumenten in Unternehmen, Behörden und Organisationen. Ob Anträge, Bestellungen, Anmeldungen oder interne Prozesse – täglich werden Informationen über Formulare erfasst. Gleichzeitig zählen ausfüllbare PDF-Formulare zu den anspruchsvollsten Dokumenten im Bereich der Barrierefreiheit. Sie müssen nicht nur den Anforderungen der PDF/UA entsprechen, sondern auch von Menschen mit unterschiedlichen Einschränkungen problemlos bedient werden können.
Warum PDF-Formulare häufig aufwendig sind?
In vielen Organisationen werden Formulare nachträglich mit zusätzlichen Werkzeugen bearbeitet oder um Formularfunktionen ergänzt. Das erhöht den Aufwand, erschwert die Pflege und macht den gesamten Erstellungsprozess unnötig komplex. Der klassische Workflow beginnt mit der Erstellung des Dokuments in Microsoft Word oder Adobe InDesign. Anschließend wird das Dokument als PDF exportiert und erst danach in einer weiteren Anwendung zu einem ausfüllbaren Formular erweitert. Dieser Medienbruch bringt mehrere Nachteile mit sich:
- zusätzliche Arbeitsschritte und Werkzeuge
- höheres Fehlerrisiko durch manuelle Nachbearbeitung
- uneinheitliche Ergebnisse bei wiederkehrenden Formularen
- aufwendige Pflege bei Änderungen am Dokument
Insbesondere bei Formularen, die regelmäßig aktualisiert oder in größerer Anzahl erstellt werden, summiert sich dieser Aufwand schnell.
Formulare direkt in Microsoft Word
Mit axesWord 26 entfällt dieser Zwischenschritt. Die Anwendung erweitert Microsoft Word um einen eigenen Bereich zur Erstellung von Formularen. Formularfelder können direkt während der Dokumenterstellung eingefügt, positioniert und konfiguriert werden. Nach Abschluss der Bearbeitung wird das Dokument unmittelbar als barrierefreie PDF exportiert. Der gesamte Workflow bleibt damit in der gewohnten Word-Umgebung – ohne den Wechsel in zusätzliche Anwendungen.
Flexible Formularfelder für unterschiedliche Anforderungen
axesWord unterstützt verschiedene Formularfeldtypen, darunter beispielsweise:
- Textfelder
- Kontrollkästchen
- Listen- und Kombinationsfelder
- Auswahlfelder
- Signaturfelder
Für jedes Formularfeld lassen sich zahlreiche Eigenschaften individuell festlegen. Dazu gehören beispielsweise Größe, Darstellung und weitere feldspezifische Einstellungen. Über zentrale Formulareinstellungen können zudem Standardwerte und gemeinsame Vorgaben definiert werden, wodurch sich auch umfangreiche Formularsammlungen effizient verwalten lassen.
PDF/UA-Konformität bereits beim Export
Ein entscheidender Vorteil von axesWord besteht darin, dass beim PDF-Export nicht nur die sichtbaren Formularfelder übernommen werden, sondern auch zahlreiche Informationen, die für eine barrierefreie Nutzung nach PDF/UA erforderlich sind. Dadurch entsteht bereits während der Dokumenterstellung eine hochwertige Grundlage für ein barrierefreies PDF-Formular. Automatisch übernommen werden unter anderem:
- die korrekten Formularfeldtypen
- eindeutige Feldbeschriftungen, die von Screenreadern ausgegeben werden
- die logische Tabulator- und Eingabereihenfolge entsprechend der Dokumentstruktur
- die Einbettung der Formularfelder in den strukturierten Tag-Baum der PDF
- Dokument- und Spracheinstellungen aus Microsoft Word
- die semantische Struktur mit Überschriften, Absätzen, Listen und Tabellen
Statische Formulare als Grundlage
Der aktuelle Funktionsumfang von axesWord konzentriert sich bewusst auf die Erstellung statischer PDF-Formulare. Alle grundlegenden Formularfelder werden bereits in Microsoft Word definiert und beim Export als barrierefreie PDF übernommen. Interaktive PDF-Funktionen wie Berechnungen, automatische Formatierungen, Eingabevalidierungen, JavaScript-Aktionen oder komplexe Formularlogiken werden derzeit noch nicht unterstützt.
Soll ein Formular beispielsweise Summen berechnen, Pflichtfelder prüfen oder auf Benutzereingaben reagieren, können diese Funktionen nachträglich mit einer geeigneten PDF-Anwendung wie Acrobat ergänzt werden. Mit Hilfe von Application JavaScript kann dieser Vorgang mit der Anwendung von Adobe komplett automatisiert werden.
Die barrierefreie Dokumentstruktur einschließlich der Formularfelder ist danke axesWord bereits vorhanden. Die nachträgliche Bearbeitung beschränkt sich auf die gewünschten interaktiven Funktionen und muss nicht bei der Barrierefreiheit von Grund auf beginnen.
Weniger Werkzeuge, effizientere Prozesse
Der größte Vorteil dieses Ansatzes liegt in der konsequenten Integration in Microsoft Word. Dokumente müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen werden, sondern entstehen vollständig in der Umgebung, in der sie ohnehin erstellt werden. Das reduziert die Komplexität des Workflows, minimiert Fehlerquellen und sorgt für konsistente Ergebnisse. Gleichzeitig profitieren Organisationen von einer höheren Produktivität und einer einfacheren Pflege ihrer Formulare.
Für viele Standardformulare reicht die mit axesWord erzeugte statische Version bereits vollständig aus. Werden darüber hinaus dynamische Funktionen benötigt, bildet sie eine hochwertige und PDF/UA-konforme Ausgangsbasis für die weitere Bearbeitung. So lassen sich barrierefreie PDF-Formulare deutlich effizienter erstellen als mit klassischen, mehrstufigen Workflows.
Euskirchen, Juli 2026
