Automatisierte Barrierefreiheit für PDF und Word
Barrierefreie Dokumente einfacher erstellen – mit Automatisierung, KI und der Erfahrung von Experten.
Mit InkluDocs stellen Actino Software und InkluTec eine webbasierte Plattform bereit, mit der sich wiederkehrende Aufgaben bei der Erstellung barrierefreier PDF- und Word-Dokumente automatisieren lassen. Dabei geht es nicht um das Versprechen, mit einem Klick jedes Dokument vollständig barrierefrei zu machen. Barrierefreiheit erfordert insbesondere bei komplexen Dokumenten weiterhin fachliche Kontrolle.
InkluDocs automatisiert deshalb gezielt die Aufgaben, bei denen moderne Technologien besonders wirkungsvoll unterstützen können. Dazu gehören die Erstellung von Alternativtexten, die Beschreibung von Formularfeldern, die Analyse von Dokumenten und die technische Prüfung der Ergebnisse. Das Ziel: weniger manuelle Arbeit, konsistentere Ergebnisse und mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen menschliche Expertise wirklich erforderlich ist.
Barrierefreiheit trifft Automatisierung
Die Erstellung barrierefreier Dokumente besteht aus zahlreichen einzelnen Arbeitsschritten. Viele davon wiederholen sich und lassen sich heute sehr gut automatisieren. InkluDocs verbindet dafür bewährte PDF-Technologien mit künstlicher Intelligenz und intelligenten Workflows. PDF- oder Word-Dokument hochladen, gewünschte Funktionen auswählen und die Ergebnisse anschließend direkt im Browser prüfen und weiterbearbeiten. So entsteht ein durchgängiger Prozess von der Analyse über die automatische Verarbeitung bis zur menschlichen Freigabe.
Automatische Alternativtexte mit KI
Alternativtexte für Bilder und Grafiken gehören zu den wichtigsten Bestandteilen barrierefreier Dokumente – und gleichzeitig zu den zeitaufwendigsten Aufgaben. InkluDocs analysiert die Bilder eines PDF- oder Word-Dokuments und erstellt automatisch passende Alternativtexte mit Hilfe künstlicher Intelligenz. Dabei wird nicht nur das einzelne Bild betrachtet. Auch der Kontext innerhalb des Dokuments kann berücksichtigt werden. Denn dieselbe Abbildung kann je nach Zusammenhang eine völlig andere Bedeutung haben. Auf diese Weise lassen sich auch Dokumente mit vielen Bildern in kurzer Zeit bearbeiten.
Individuelle Regeln mit Prompt-Management
Ein guter Alternativtext hängt von Zielgruppe, Dokumenttyp und Verwendungszweck ab. Deshalb lassen sich in InkluDocs individuelle Anweisungen für die KI hinterlegen. Über das integrierte Prompt-Management können diese Regeln gespeichert und bei weiteren Dokumenten erneut verwendet werden. So können beispielsweise Vorgaben definiert werden zu:
- gewünschter Länge und Detailtiefe,
- Fachbegriffen und Terminologie,
- Zielgruppen,
- sprachlichen Konventionen,
- oder Informationen, die ausdrücklich berücksichtigt oder nicht beschrieben werden sollen.
Damit lässt sich die KI an die Anforderungen einer Organisation oder eines konkreten Projektes anpassen.
Mit der KI im Dialog
Nicht jede Anforderung lässt sich im Voraus über Regeln definieren. Deshalb bietet InkluDocs zusätzlich einen integrierten KI-Chatbot. Anwender können Rückfragen stellen, Änderungen anfordern oder zusätzliche Hinweise für die Bearbeitung geben. Automatisierung wird damit nicht zur Blackbox. Der Anwender bleibt Teil des Prozesses und kann die Ergebnisse gezielt beeinflussen.
Quickinfos für PDF-Formulare automatisch erstellen
Barrierefreie Formulare benötigen verständliche Bezeichnungen und Beschreibungen ihrer Formularfelder. InkluDocs kann vorhandene PDF-Formulare analysieren und automatisch geeignete Quickinfos beziehungsweise Tooltips für Formularfelder erstellen. Auch hierbei wird künstliche Intelligenz eingesetzt, um aus Beschriftung und Kontext eine für den Anwender verständliche Beschreibung abzuleiten. Gerade bei umfangreichen Formularen kann dies den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.
Ergebnisse direkt im Browser kontrollieren
KI kann Arbeit automatisieren – die Verantwortung für das Ergebnis bleibt beim Menschen. Deshalb gehört die Kontrolle der automatisch erzeugten Inhalte zum Konzept von InkluDocs. Die Ergebnisse können direkt im Browser geprüft und bearbeitet werden. Bei Bedarf lassen sich weitere Personen als Reviewer einladen. Damit eignet sich InkluDocs auch für arbeitsteilige Prozesse, bei denen beispielsweise Fachabteilung, Redaktion und Accessibility-Experten gemeinsam an einem Dokument arbeiten.
Word-Dokumente als barrierefreie PDF weiterverarbeiten
Neben PDF unterstützt InkluDocs auch Microsoft-Word-Dokumente. Dokumente können analysiert und beispielsweise automatisch mit Alternativtexten ergänzt werden. Anschließend besteht die Möglichkeit, sie weiterzuverarbeiten und als PDF auszugeben. Damit können auch bestehende Office-Prozesse um automatisierte Funktionen für Barrierefreiheit erweitert werden.
Integrierte Qualitätskontrolle
Automatisierung ist nur dann sinnvoll, wenn sich die Ergebnisse auch überprüfen lassen. Deshalb integriert InkluDocs verschiedene Prüfmechanismen direkt in den Workflow. PDF-Dokumente können technisch auf die Anforderungen an barrierefreie PDF überprüft werden. Für Word-Dokumente stehen ergänzende Analysefunktionen zur Verfügung. So lassen sich Probleme frühzeitig erkennen und vor der Veröffentlichung korrigieren.
Für einzelne Dokumente und große Mengen
InkluDocs eignet sich sowohl für Anwender, die gelegentlich ein Dokument bearbeiten, als auch für Organisationen mit regelmäßigem oder hohem Dokumentaufkommen. Typische Einsatzbereiche sind:
- Behörden und öffentliche Verwaltungen,
- Unternehmen und Organisationen,
- Hochschulen und Bildungseinrichtungen,
- Verlage und Medienunternehmen,
- Agenturen und Dokumentendienstleister,
- Banken und Versicherungen.
Für automatisierte Prozesse und die Integration in bestehende Anwendungen steht zusätzlich eine API zur Verfügung. Damit können Funktionen von InkluDocs auch Bestandteil vorhandener Dokumenten- und Produktionsprozesse werden.
Entwickelt aus der Praxis
Hinter InkluDocs stehen nicht nur KI-Modelle und Software. Die Plattform wird gemeinsam mit dem blinden Accessibility-Experten Steve Weidel entwickelt. Seine praktische Erfahrung fließt unmittelbar in die Entwicklung und Bewertung der Funktionen ein. Actino Software bringt zusätzlich mehr als 30 Jahre Erfahrung mit PDF-Technologien, Dokumentenautomatisierung und internationalen PDF-Standards in die Plattform ein. Diese Kombination aus Accessibility-Expertise, PDF-Technologie und künstlicher Intelligenz bildet die Grundlage von InkluDocs.
Keine Blackbox – sondern ein Werkzeug für Experten und Anwender
Vollständig barrierefreie Dokumente entstehen nicht allein dadurch, dass eine KI auf einen Knopf gedrückt wird. Semantik, Lesereihenfolge, Tabellenstrukturen, Formulare, mathematische Inhalte oder komplexe Layouts können eine fachliche Bewertung erforderlich machen. InkluDocs verfolgt deshalb einen anderen Ansatz: Automatisieren, was zuverlässig automatisiert werden kann – und dem Menschen die Kontrolle über das Ergebnis lassen. Damit können sich Accessibility-Experten auf die anspruchsvollen Aufgaben konzentrieren, während wiederkehrende Arbeitsschritte automatisiert erledigt werden.
Barrierefreiheit skalierbar machen
Die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen an barrierefreie digitale Dokumente steigen. Gleichzeitig verfügen nur wenige Organisationen über ausreichend Ressourcen, um jedes Dokument vollständig manuell zu bearbeiten. Ohne Automatisierung lässt sich diese Aufgabe langfristig kaum skalieren. InkluDocs verbindet deshalb drei entscheidende Bausteine: Automatisierung. Künstliche Intelligenz. Menschliche Expertise. So wird aus einzelnen Werkzeugen ein moderner Workflow für die Erstellung barrierefreier Dokumente.
InkluDocs kostenlos ausprobieren
Überzeugen Sie sich selbst davon, welche Aufgaben sich bereits heute automatisieren lassen. InkluDocs kann direkt im Browser genutzt werden. Für erste Tests stehen kostenlose Nutzungsmöglichkeiten zur Verfügung. PDF oder Word hochladen und automatisierte Barrierefreiheit selbst testen: www.inkludocs.de
Euskirchen, Mai 2026
