Die Anwendung erleichtert die Arbeit für Lektoren und Prüfern, in dem unnötige Objekte entfernt und Text zur besseren Lesbarket eingefärbt wird. Beim Korrektur-Lesen können Bilder sowie Grafiken stören und farbiger Text ist mitunter schlecht erkennbar. Weitere Funktionen zur Optimierung der Zusammenarbeit erlauben einen Dokumentenvergleich, eine Versionskontrolle sowie die server-basierte Verteilung von Kommentaren.

Addendum Collaborate räumt auf und kontrolliert. Mit einem Knopfdruck können wahlweise alle Grafiken und Bilder aus einer PDF entfernt werden, jeglicher Text wird schwarz gefärbt und alle Zeichen sowie Wörter gezählt. Dies vereinfacht und beschleunigt die Arbeit und Abrechnung im Lektorat sowie Unternehmen. Die Versionskontrolle stellt die Aktualität sicher, die Inhalte von zwei PDF können bei Bedarf vergleichen und Anmerkungen an alle Prozessbeteiligten automatisch versendet werden. 

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Abb. Seite vor und nach dem Entfernen von Grafik sowie dem Einfärben von Text.
Wichtig: Der Text auf dem Bild war vorher weiss und ist zur besseren Lesbarkeit nun schwarz.

Automatische Aufbereitung für Lektorat

Bilder und Grafiken entfernen

Das Plug-in entfernte alle Bilder oder Grafiken auf den einzelnen Seiten und / oder dem gesamten Dokument, damit nur der zu korrigierende Text auf der Seite verbleibt. Die Inhalte können anschliessend schnell und unkompliziert gesichtet bzw. korrigiert werden.

Text schwarz färben

Nach alle Grafiken und Bilder entfernt worden sind, kann der verbliebene Text für eine bessere Lesbarkeit schwarz gefärbt werden. Auch farbiger und insbesonders weisser Text kann nun wesentlich besser gelesen und damit überarbeitet werden. Das Seitenlayout bleibt unverändert.

Zeichen und Wörter zählen

Collaborate zählt alle Wörter und Zeichen (mit und ohne Leerzeichen) in der Datei oder auf einer speziellen Seite, so dass auf der Basis abgerechnet werden kann. Die Anwender sparen sich so die Konvertierung nach MS Word um dort zu zählen. Das Ergebnis wird in die Dokumenteninformation geschrieben und bleibt auf diese Art für die weitere Bearbeitung erhalten.

Shared review

Dokumente verteilt kommentieren

Das Einfügen von Anmerkungen in Dokumente ist eine der wichtigsten Funktionen von PDF. Am Bildschirm können jede Art von Korrekturzeichen eingefügt und mit Texten versehen werden. Egal ob ein Vertrag, eine Gestaltung oder ein Report – die Seiten können schnell ausgetauscht und bearbeitet werden.

Der Korrekturprozess wird dann komplex, wenn mehrere Personen das gleiche Dokument bearbeiten sollen. Wie können die unterschiedlichen Anmerkungen der einzelnen Anwender in einem Dokument zusammengeführt werden? Wie können die einzelnen Anwender die Anmerkungen der Kollegen sehen, wenn sie selber mit der Datei arbeiten?

Collaborate bietet hier mit einem automatischen Im- und Export eine einfache Lösung. Die Anmerkungen zu einem Dokument werden als XFDF Datei auf einem definierten Server abgelegt und bei Bedarf importiert. Das Plug-in holt sich alle Anmerkungen zu einer PDF und importiert die Daten. Der Anwender sieht dann sämtliche Kommentare von alle Beteiligten Personen und kann diese Informationen für seine Arbeit berücksichtigen. So wird die gemeinsame Arbeit perfekt unterstützt und Unternehmen sowie Agenturen können mit ihren Mitarbeitern oder Kunden effektiv zusammen arbeiten.

Dokumente vergleichen

Mit Collaborate können Anwender auch die Inhalte von zwei Dokumenten miteinander vergleichen. Das Plug-in bedient sicher dabei einer beliebten Methode, die Adobe mit Acrobat 9 abgeschafft hatte. In einer Ansicht werden die Seiten nach dem erfolgreichen Vergleich nebeneinander gestellt, so dass die Anwender die Änderungen am Inhalt Schritt für Schritt prüfen können. Für größere Mengen an zu vergleichenden Dokumenten kann der Vergleichsprozess zudem automatisiert oder auf einen zentralen Rechner ausgelagert werden.

Dokumente vergleichen mit Count and Clear

Dokumente vergleichen mit Count and Clear

Versionskontrolle – Ablaufdatum

Handelt es sich bei der vorliegenden Datei um die letzten Stand des Dokument? Gibt es eventuell eine neue Version von dem Handbuch oder der Preisliste? PDF-Dokumente können lokal gesichert werden und es ist im Unterschied zu reinen Onlinedokumenten nicht sichergestellt, dass die Anwender das „richtige“ Dokument nutzen.

Aus diesem Grund hat Addendum eine einfach Versionskontrolle für PDF-Dokumente eingeführt, bei der mit einem Server abgeglichen wird, ob es sich um den korrekten Versionsstand handelt. Sollte es eine neue Version des PDF-Dokuments geben, dann erscheint eine Meldung, in der auf die neue Version sowie die Änderungen hingewiesen werden kann. Anwender werden aus Versehen nicht mehr mit dem alten Dokument arbeiten.

Mit der Funktion erhalten die Dokumente indirekt auch ein Ablaufdatum. Die Anwender können die Datei zwar immer noch öffnen, es wird aber darüber informiert, dass dieses Dokument nicht mehr gilt. Partner, Kunden und Mitarbeiter erhalten so immer die neuesten Informationen.

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